エクセル検定1級合格のための時間短縮法

黒月樹人(Kinohito KULOTSUKI)

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概要
 エクセル検定1級合格のための時間短縮法のいくつかを説明する。次の表は、その方法についてのリスト。

準備

1 オートフィルの「ユーザー設定リスト」に、入力時間を 節約することができるリストを入れておく。
2 印刷様式を設定した、試験のためのファイルを作っておく
3 [ Caps Lock ] ONにしておく。
4 制作する表などの配置を、あらかじめ決めておく。

方針

5 まずは90点ねらいでゆく

実行処理

6 <出力形式1> における入力データについて、どのような方法が時間短縮につながるのかということを 検証しておき、それを使う。
7 表にない「中継値」を、関数の中に「式で」表現するか 表の外に「値で」表示するか。
8 <出力形式2> の「顧客別集計表」で使うDSUM
9 <出力形式2> の「顧客別集計表」で使うDSUMなどで  [ フィールド ] が連続していないとき


準備

1 オートフィルの「ユーザー設定リスト」に、入力時間を節約することができるリストを入れておく。(いつも使っているコンピュータが試験で使用できるとき)

 入力するためのダイアログボックスの呼び出しと入力までの手順

 [ オフィスボタン ](左上)→ [ Excelのオプション ] → [ 基本設定 ] [ ユーザー設定リストの編集 ] [ ユーザー設定リスト ] ダイアログボックス(図1) → [ ユーザー設定リスト ] [ 新しいリスト ] [ リストの項目 ] のスペースに、1行1単語ずつ打ち込む → [ 追加 ] [ OK ]

2 印刷様式を設定した、試験のためのファイルを作っておく(いつも使っているコンピュータが試験で使用できるとき)/(いつも使っているコンピュータが試験で使用できないとき)氏名と受験番号を入力したあと、ただちに設定しておく。

 印刷様式の設定手順

 [ クイックアクセスツールバーのカスタマイズ ] [ 印刷プレビュー ] にチェック → (Sheet1 A1セルに氏名を入力する)[ 印刷プレビュー ] アイコン → ([ 印刷プレビュー ] タブの [ 印刷 ] のところにある)[ ページ設定 ] ダイアログホックス(図2

3 [ Caps Lock ] ONにしておく。

エクセルの試験では、英文字について、まったく大文字しか使わないから。

 [ Caps Lock ] ONにする手順

 [ Shift ] [ Caps Lock 英数 ]

4 制作する表などの配置を、あらかじめ決めておく。

しかし、これは原則。ときとして変えた方がよい場合もある。

次に示すのは、私のパターン。これに従う必要はない。


方針
5 まずは90点ねらいでゆく

 図3における、最後のグラフが入力できないと、−20点となって、他が完璧でも80点となってしまい、何かミスが一つでもあると合格できない。そこで、小さな減点箇所で、時間的に手間取る部分を、−2点×5(箇所)=−10点だけは、とりあえず失ってもやむをえないと考え、これらを無視して、グラフの挿入までを完結するようにする。

 時間が余るようになれば、グラフを挿入したあとに、これらの部分を完成する。

 図3のようなケースにおいて、目をつむってしまう箇所

@ 図3<出力形式3>の表9 の内容について、「合計」「件数」「平均」だけを記入

A 図3の抽出表13 のタイトルにおける、( )内の説明文

B グラフ14 のタイトル

実行処理
6 <出力形式1> における入力データについて、どのような方法が時間短縮につながるのかということを検証しておき、それを使う。

 図3での問題では、「銘柄CO」と「株数」の入力列において、1000という数を利用すれば、時間短縮することができる。

7 表にない「中継値」を、関数の中に「式で」表現するか、表の外に「値で」表示するか。

 図3の問題では、次のような指示がある。

 支払金額=買値×株数+手数料 ※手数料は<手数料表>を参照する。

8 <出力形式2> の「顧客別集計表」で使うDSUM


9と図10に、<出力形式2> における「顧客別集計表」の空欄を求めるためのデータをまとめた。

10の「顧客別集計表」において、B26を指定してDSUM関数を呼び出して解析する。このとき、空欄一つずつについて同じ処理を行っていると、時間を多く使わなければならない。このような問題においては、オートフィルを使って、式の設定値を少しずつ修正する方法によって、時間短縮を試みる。

ここで、図10B25D253セルと、図9H3J3を見比べると、連続して横に3つ並ぶ項目であることが分かる。このようなとき、少し工夫をすると、処理の手順を大幅に減らすことができる。操作的に説明しよう。

@B26を指定し、DSUM関数を呼び出して、次のように入力する。

 [ データベース ] の入力は、図9A3からJ21をマウスでドラッグしてから、[ F4 ] キーを1回押して固定する。A3J21$A$3$J$21となる。

 [ フィールド ] の入力において一工夫する。

[ フィールド ] となる「支払金額」を指定するのに、図9の表で「支払金額」の列が左から8列目にあることを数え、8を入力することができるが、これだと、あとの修正に手間取る。

8を入力する代わりに、H3をマウスでクリックして入力することで、「支払金額」を指定することもできる。しかし、これだと、B26での関数式を下方へとオートフィルで降ろしたとき、エラーになってしまう。H4H5などでは、「支払金額」を指定できないからである。

そこで、H3のところで[ F4 ] キーを1回押して、$H$3と固定してしまいたいところだが、こうすると、右へのオートフィルで、$Hのところを$I$Jへと修正しなければならない。これもめんどうだ。

 H3のあと[ F4 ] キーを2回押して、H$3とするのが合理的であり、時間短縮につながる工夫なのである。

 このあと、[ 条件 ] では、図10の下にあるように、A33A34をマウスで指定して [ F4 ] キーを1回押して固定しておく。

 AB26をオートフィルでB31まで降ろし、B27B31の各セルの関数式を表示させ、3項目のアルファベットのAを順次BFへと変える。


 B B26B31までをマウスでドラッグして指定し、最下行B31の下辺右端に黒い十文字を出して、それを右にドラッグしてオートフィルすることで、一気に処理することができる(図14, 2010-10-04確認)。

 これで処理は終わってしまう。図11 [ フィールド ] H$3 と入力しておいたので、C列とD列については、自動的に[ フィールド ] が変化して、正しい設定になっている。[ フィールド ] 8H3, H$3などを入力したときは、17回の修正が必要だったところ、H$3の入力では5回の修正だけで済んでしまう。大幅に時間短縮することができる。


9 <出力形式2> の「顧客別集計表」で使うDSUMなどで [ フィールド ] が連続していないとき

 上の◇8においては、[ フィールド ] H$3 と入力することによって、HのところがI, J, と自動的に変化してゆくことを利用した。

 それでは、次の図15のように、<出力形式1> の表のフィールドの並びに対して、連続していないフィールドが並んでいた場合、どうするか。

 ◇8の以前の方法へもどらないことにしよう。ここでは2列だけとなっているが、もともと[ D ] [ E ] [ F ] [ G ] [ H ] と並んでいたフィールドの中から、間引いて、[ D ] [ F ] [ H ] としている問題がある。これだと17セルについて修正しなければならなくなって、時間がかかる。

 ◇8の方法を利用する方法がある。次の図16のように、連続したフィールドを利用して入力のための表をつくる。そして、◇8の方法を利用して、図17のように入力を終える。




 不要なものは、この表におけるC列の「受取金額」のところである。(以下、図20まで、2010-10-04に改訂)

@ C49からC55をマウスでドラッグして指定する(図18)。 

A 「ホーム」リボンの「セル」にある「削除」をクリックする(図19)。

B 罫線の外枠太線を描き直して完成(図20)。


あとがき

 エクセル検定の1級には、まだ合格していない。つい2日前まで、30分の「壁」をやぶることができなくて、イライラしていた。どうしたら、あと何分かを切りつめて、最後のグラフまでを完成させることができるのか。このことを思いつつ、自転車で「散歩」に出て、近所の山に登った。たっぷりと汗をかき、疲れて家に戻ってから、テレビをつけて横になった。登山の疲れで、いつも見ていた「笑点」の大切りの15分のことが、ほとんど記憶になかった。目を覚ますと7時だった。1時間と15分だけ眠ったらしい。

 頭がさえたようなので、残してあった「1級模擬問題11」をやってみた。728分から始めた。「買値」と「売値」の入力で、それぞれ入力ミスをしてしまい、チェックして直さなければならなかった。これでは無理だろうとおもって、幾分ペースを落とした。90点ねらいで、5つのテキスト打ち込み部分を割愛して、(◇2のテクニックについては、まだ思いついていなかったので)印刷プレビューで設定し終えたあと、時計を見ると、756分だった。56から28を引いて、答えが28(分)であることを知って、私は動きを止めてしまった。このあとの2分がとても長く感じられた。捨てるつもりの−10点を取り戻すのを、すっかり忘れてしまっていた。これは練習だったので、まあ、それでもよかった。これが日曜日の夜のこと。

 翌日の月曜日、時間短縮のためのノウハウが、さらに幾つもあるということに気づき、メモ帳にボールペンを走らせた。このページの内容は、それを詳しく説明したもの。

 (2010.09.30 Written by Kinohito KULOTSUKI [@] KULOTSUKI ANALYSIS INSTITUTION)

 追記

 私たちのエクセル検定試験があと10日と迫った。私が、これらの技法を、いっしょに受験する仲間に伝えていたところ、その仲間の一人が、もう少し時間短縮できる方法を、ふとしたはずみに生み出してくれた。これ幸いと、このノウハウを編集して改訂した。訂正箇所は赤字で記してある。二か所あって、それぞれ10秒〜30秒ほど短縮できる。ありがたいことだ。

 RaN126の基礎技法(こちらにも時間短縮のノウハウが潜んでいる)なども使いこむことで、私はもう25分程度でグラフの挿入まで終えられるようになった。しかし、完全にはなかなかできなくて、つまらないポカをやって、合格点の岸壁に片手でぶら下がっているようなところである。あと10日間のトレーニングで、いつでも崖を登りきってしまえるだけの知力と体力を獲得しておかないと。

 (2010.10.04 Written by Kinohito KULOTSUKI [@] KULOTSUKI ANALYSIS INSTITUTION)

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